Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)

Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht –werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 I lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.). Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

Übermittlungen in Drittländer

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

Datenschutzhinweise zu Microsoft Teams

Für die Kommunikation mit unseren Kunden und Geschäftspartnern außerhalb unserer Geschäftsräume nutzen wir neben den herkömmlichen Telekommunikationsmitteln, wie Telefon und E-Mail, auch die Anwendung Microsoft Teams. Die Anwendung ermöglicht die schriftliche Kommunikation innerhalb von Chats sowie Sprach- und Videoanrufe, welche zur Durchführung von Online-Meetings oder Videokonferenzen genutzt werden können. Zudem besteht eine Funktion, die das Teilen des Bildschirms oder einzelner Anwendungsfenster mit den Teilnehmern einer Videokonferenz ermöglicht.

Die Anwendung kann unter anderem mit einem Gastzugang und einem Microsoft Konto genutzt werden. Die Zugangsdaten werden per E-Mail versendet.

Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist dieser Anbieter für die Datenverarbeitung auf dessen Internetseite verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite von Microsoft Teams kann erforderlich sein, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen. Microsoft Teams kann auch über den Browser genutzt werden, ohne die Software herunterzuladen. Der Dienst wird dann über die Internetseite von Microsoft Teams erbracht.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache

Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Bei der Verwendung von Microsoft Teams zur Durchführung von Online-Meetings sind keine Aufzeichnungen vorgesehen, wodurch kein Bild- oder Tonmaterial gespeichert oder für einen anderen Zwecke als dem beschriebenen verarbeitet wird.

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert und gespeichert, bis die nachstehenden Zwecke erfüllt sind. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Sofern die Kommunikation über Microsoft Teams zum Zwecke der Erfüllung von Verträgen oder der Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen mit den Kunden und Geschäftspartnern erfolgt, ergibt sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die für diese Kommunikation erforderlich sind, aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Erfolgt die Kommunikation ohne vertragliche Beziehungen zu den Teilnehmenden über Microsoft Teams, besteht hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage. Das berechtigte Interesse ist dabei die effektive Durchführung von Online-Meetings und Videokonferenzen.

Durch die Nutzung von Microsoft Teams werden die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von Microsoft akzeptiert.

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von Microsoft Teams erhält zum Zwecke der Bereitstellung des Dienstes Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist.

Datenverarbeitungen außerhalb der Europäischen Union sind nicht von uns vorgesehen, da Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union als Speicherort festgelegt sind. Allerdings kann nicht ausgeschlossen werden, dass das Routing von Daten über Internetserver außerhalb der Europäischen Union erfolgt. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich die Teilnehmer eines Online-Meetings in einem Drittland befinden. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Stand: Juli 2025